Norme sulla documentazione amministrativa e sulla

legalizzazione e autenticazione di firme

 

Art. 1

Produzione e formazione, rilascio, conservazione di atti e documenti

La produzione agli organi della Pubblica amministrazione di atti e documenti e la loro formazione, rilascio e conservazione da parte di tali organi sono disciplinati dalla presente legge.

 

Art. 2

Dichiarazioni sostitutive di certificazioni

La data e il luogo di nascita, la residenza, la cittadinanza, il godimento dei diritti politici, la stato di celibe, coniugato o vedovo, lo stato di famiglia, l'esistenza in vita, la nascita del figlio, il decesso del coniuge, dell'ascendente, o discendente, la posizione agli effetti degli obblighi militari e l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni. La sottoscrizione delle dichiarazioni deve essere autenticata con le modalità di cui all'articolo 20.

 

Art. 3

Dichiarazioni temporaneamente sostitutive

I regolamenti ministeriali e degli enti pubblici stabiliscono per quali fatti, stati e qualità personali, oltre quelli indicati nell'articolo 2, è ammessa , in luogo della prescritta documentazione, una dichiarazione sostitutiva sottoscritta dall'interessato e autenticata con le modalità di cui all'articolo 20. In tali casi la normale documentazione sarà successivamente esibita dall'interessato a richiesta dell'amministrazione, prima che sia emesso il provvedimento a lui favorevole. I regolamenti di cui al primo comma stabiliscono altresì i casi, le modalità ed eventualmente il termine per la regolarizzazione o la rettifica della documentazione irregolare o non conforme alla dichiarazione, nonché, ove occorra, per la rettifica della dichiarazione la cui irregolarità attenga ad elementi non essenziali.

 

Art. 4

Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà

L'atto di notorietà concernete fatti, stati o qualità personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, il quale provvede alla autenticazione della sottoscrizione con l'osservanza delle modalità di cui all'articolo 20.

 

Art. 5

Documentazione mediante semplice esibizione

Salvo quanto disposto negli articoli 2 e 3, la data ed il luogo di nascita, la residenza, lo stato di celibe, coniugato o vedovo ed ogni altro stato o qualità personale possono essere comprovati mediante esibizione, all'ufficio competente, di documenti, anche di identità personale, rilasciati ai sensi delle norme vigenti dalla pubblica amministrazione e contenenti l'attestazione dei dati richiesti.

 

Art. 6

Trascrizione dei dati dai documenti esibiti

Ai fini dell'articolo 5, i documenti ivi previsti sono esibiti al funzionario competente a ricevere la documentazione, il quale trascrive i loro estremi ed i dati da essi risultanti su apposito modulo da allegare agli atti dell'istruttoria. Il modulo è sottoscritto dal funzionario o dall'interessato. Nel caso in cui non sia prescritta la presentazione dell'interessato all'ufficio competente, il modulo può essere compilato con le predette formalità da un funzionario autorizzato addetto ad altro ufficio dell'amministrazione, o da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, ed è trasmesso all'ufficio competente a cura dell'interessato.

 

Art. 7

Copie autentiche

Le copie autentiche ottenute ai sensi dell'articolo 14 possono essere validamente prodotte in luogo degli originali quando siano in regola con le disposizioni fiscali in vigore.

 

Art. 8

Dichiarazioni e documenti relativi agli incapaci

Se l'interessato è soggetto alla patria potestà, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dalla presente legge sono sottoscritti o esibiti rispettivamente dal genitore esercente la patria potestà, dal tutore, o dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore.

 

Art. 9

Documenti spontaneamente esibiti

Fermo restando quanto disposto nei precedenti articoli, sono valide a tutti gli effetti gli atti e documenti esibiti spontaneamente dagli interessati e riconosciuti regolari dalla amministrazione.

 

Art. 10

Accertamenti d'ufficio

La buona condotta, l'assenza di precedenti penali e l'assenza di carichi pendenti, ove richieste, sono accertate d'ufficio, presso gli uffici pubblici competenti, dalla amministrazione che deve emettere il provvedimento. Le singole amministrazioni non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati e qualità personali che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.

 

Art. 11

Certificazioni contestuali

Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a fatti, stati e qualità personali concerneti la stessa persona debbono essere contenute in un unico documento.

 

Art. 12

Redazione di atti pubblici

Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai e tutti gli altri atti pubblici sono redatti a stampa, o con scrittura a mano o a macchina, i detti sistemi possono essere utilizzati anche promiscuamente per la redazione di ogni singolo atto. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i ministri per la grazia e giustizia e per il tesoro, sono stabilite le caratteristiche tecniche dei singoli sistemi di redazione.

 

Art. 13

Stesura degli atti pubblici

Il testo degli atti pubblici non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni di uso comune che non lascino dubbi sul significato delle parole abbreviate. Per le variazioni da apportare al testo in dipendenza di errori od omissioni, si provvede con chiamate in calce e si cancella la precedente stesura in modo che resti leggibile.

 

Art. 14

Autenticazione di copie

Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute, oltre che con i sistemi previsti nell'articolo 12, anche con altri procedimenti che diano garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Tali procedimenti sono specificati con decreto del Presidente del Consiglio, sentiti i Ministri per la Grazia e Giustizia e per il Tesoro. Le disposizioni di cui all'articolo 13 si osservano anche per la formazione di copie autentiche. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, dopo le eventuali chiamate in calce, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio cognome e nome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Il pubblico ufficiale è autorizzato ad annullare con il timbro dell'ufficio le marche da bollo apposte sulle copie rilasciate.

 

Art. 15

Legalizzazione di firme

La legalizzazione di firme è la attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché della autenticità della firma stessa. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso e il timbro dell'ufficio.

 

Art. 16

Legalizzazione di firme di capi di

scuole parificate o legalmente riconosciute

Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.

 

Art. 17

Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero

Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richieste, legalizzate dal ministro competente e, con successiva legalizzazione, dal ministro degli affari esteri. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva il secondo comma dell'articolo 18. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale. Le firme sugli atti e documenti formati nello stato e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica, o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate dal Ministro degli affari esteri. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

 

Art. 18

Atti non soggetti a legalizzazione

Salvo quanto previsto negli articoli 16 e 17, non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali sopra atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.

 

Art. 19

Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile

In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le disposizioni speciali di cui al decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 200.

 

Art. 20

Autenticazione delle sottoscrizioni

La sottoscrizione di istanze da produrre agli organi della Pubblica Amministrazione può essere autenticata, ove l'autenticazione sia prescritta, dal funzionario competente a ricevere la documentazione, o da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. L'autenticazione deve essere redatta di seguito alla sottoscrizione e consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la sottoscrizione stessa è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive. Il pubblico ufficiale che autentica deve indicare le modalità di identificazione, la data e il luogo della autenticazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Per l'autenticazione delle firme apposte sui margini dei fogli intermedi è sufficiente che il pubblico ufficiale aggiunga la propria firma.

 

Art. 21

Tasse per le autenticazioni e le legalizzazioni di firme

L'autenticazione della sottoscrizione delle dichiarazioni fatte ai sensi degli articoli 2, 3 e 4 è soggetta alla tassa di concessione governativa di Lire 400 per ciascuna dichiarazione. La legalizzazione delle firme prevista dall'articolo 16 e quella delle firme apposte sugli atti da valere nel territorio della Repubblica di San Marino sono soggette a tassa di concessione governativa di Lire 200. Parimenti, è dovuta la tassa di concessione governativa nella misura di lire 500 per la legalizzazione delle firme previste dall'articolo 17, commi primo, secondo e quarto, e per la certificazione di conformità al testo straniero contemplata dal comma terzo dello stesso articolo. Le tasse di cui ai commi precedenti devono essere corrisposte a mezzo di marche da annullarsi a cura del pubblico ufficiale che provvede all'autenticazione delle sottoscrizioni o alla legalizzazione delle firme.

 

Art. 22

Modalità fiscali per l'autenticazione e la legalizzazione di firme

Agli effetti della legge del bollo l'autenticazione e la legalizzazione possono far seguito all'atto, ma non possono farsi fuori del foglio bollato. Mancando spazio sufficiente, si deve aggiungere altro foglio bollato dello stesso valore di quello usato per l'atto. In tal caso, si deve applicare nei punti di congiunzione dei fogli bollati, il timbro, ad inchiostro grasso, dell'ufficio.

 

Art. 23

Esenzioni fiscali

Non è dovuta la tassa di concessione governativa prevista dall'articolo 21 quando per le leggi vigenti sia esente da bollo l'atto in cui è apposta la firma da autenticare o da legalizzare. Eguale beneficio è concesso per gli atti di coloro che provino il loro stato di povertà mediante esibizione di certificato attestante che l'interessato è iscritto nell'elenco dei poveri del comune. In questo caso il pubblico ufficiale che procede alla autenticazione o alla legalizzazione riporta sull'atto gli estremi del certificato di povertà.

 

Art. 24

Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione

La pubblica amministrazione e i suoi dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati ai sensi dei precedenti articoli, quando l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi.

 

Art. 25

Riproduzione di documenti d'archivio ed altri atti

Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, ai documenti dei propri archivi, alle scritture contabili, alla corrispondenza ed agli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, la corrispondente riproduzione fotografica anche se costituita da fotogramma negativo. Salvo quanto previsto nel successivo comma, con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per l'interno, per la grazia e giustizia, per le finanze e per il tesoro, previo parere della commissione di cui all'articolo 12 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché i procedimenti tecnici e le modalità della fotoriproduzione e della autenticazione. Per le pubbliche amministrazioni le modalità della riproduzione sono di volta in volta stabilite con decreto del Ministro per l'interno, sentito il Ministro interessato, previo parere della commissione di cui al citato articolo 12 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.

 

Art. 26

Sanzioni penali

Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi nei casi previsti dalla presente legge sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia. A tali effetti, l'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale a uso di atto falso e le dichiarazioni rese ai sensi dei precedenti articoli 2, 3, 4, 8 e autenticate a norma dell'articolo 20 sono considerate come fatte a pubblico ufficiale. Inoltre, ove i reati indicati nei precedenti commi siano commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione o arte. Il pubblico ufficiale che autentica le sottoscrizioni o al quale sono esibiti gli atti ammonisce chi sottoscrive la dichiarazione o esibisce l'atto sulla responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazione mendace o di esibizione di atto falso o contenete dati non più rispondenti a verità. Nella denominazione di atti usata nei precedenti commi sono compresi gli atti e documenti originali e le copie autentiche contemplati dalla presente legge.

 

Art. 27

Rinvio

Salvo quanto previsto negli articoli 7, 11, 12, 13, 14, 17, 18 e 19 nulla è innovato alle norme del regio decreto 9 luglio 1939, n. 1238, concernenti la presentazione dei documenti necessari per la celebrazione del matrimonio, nonché alle norme del decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686, relative alla presentazione dei documenti nei concorsi per le carriere statali. Restano ferme le disposizioni del regio decreto 4 giugno 1938, n. 1269, riguardanti il titolo originale di studi medi prescritto per ottenere l'ammissione ai corsi universitari.

 

Art. 28

Norme abrogate

Sono abrogate la legge 3 dicembre 1942, n. 1700, la legge 14 aprile 1957, n. 251, il decreto del Presidente della Repubblica 2 agosto 1957, n. 678, la legge 18 marzo 1958, n. 228, la legge 15 giugno 1959, n. 430, ed ogni altra norma incompatibile con la presente legge.

Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 agosto 1962 sulla redazione a macchina di atti pubblici e le successive modificazioni restano in vigore fino all'emanazione dei decreti previsti negli articoli 12 e 14.

La presente legge, munita del sigillo dello Stato, sarà inserita nella Raccolta ufficiale delle leggi e dei decreti della Repubblica Italiana.

E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarla e di farla osservare come legge dello Stato.

 

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DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

20 ottobre 1998, N.403

Regolamento di attuazione degli articoli 1,2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative

 

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

 

Visto l'articolo 87 della Costituzione;

Vista la legge 15 maggio 1997, n. 127, in particolare gli articoli 1, 2 e 3;

Vista la legge 4 gennaio 1968, n. 15;

Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;

Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;

Visto l'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;

Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 3 luglio 1998;

Acquisito il parere delle competenti Commissioni della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica;

Udito il parere del Consiglio di Stato espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 14 settembre 1998;

Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 16 ottobre 1998;

Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro per la funzione pubblica e gli affari regionali;

 

EMANA

Il seguente regolamento

 

CAPO I

Disposizioni in materia di dichiarazioni sostitutive

Art. 1

Estensione dei casi di utilizzo delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni

 

1. Oltre ai casi previsti dall'articolo 2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, e agli altri casi previsti dalle leggi, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni anche i seguenti stati, fatti e qualità personali:

a) titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

b) situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; possesso e numero del codice fiscale, della partita iva e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato;

c) stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga;

d) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

e) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

f) tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, comprese quelle di cui all'articolo 77 del Dpr 14 febbraio 1964, n. 237, come modificato dall'articolo 22 della legge 24 dicembre 1986, n. 958;

g) di non aver riportato condanne penali;

h) qualita di vivenza a carico;

i) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile.

 

2.I certificati, gli estratti e gli attestati necessari per l'iscrizione alle scuole di ogni ordine e grado e all'Università, quelli che a qualsiasi titolo devono essere presentati agli uffici della motorizzazione civile, i certificati e gli estratti dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dal comuni nell'ambito di procedimenti di loro competenza, sono sostituiti dalla dichiarazione sostitutiva di cui all'articolo 2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15. Le amministrazioni che ricevono tali dichiarazioni, laddove sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto, sono tenute a effettuare idonei controlli sulla stessa, ai sensi dell'articolo 11 del presente regolamento.

 

Art. 2

Estensione dei casi di utilizzo delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà

1. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, fatti e qualità personali non compresi negli elenchi di cui all'articolo 1, comma 1, del presente regolamento e all'articolo 2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, sono comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà di cui all'articolo 4 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

 

2. La dichiarazione di cui all'articolo 4 della legge 4 gennaio 1968, n.15, che il dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. Inoltre, tale dichiarazione può riguardare anche la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all'originale. Nel caso di pubblici concorsi in cui sia prevista la presentazione di titoli, la dichiarazione di tale fatto tiene luogo a tutti gli effetti dell'autentica di copia.

 

3. Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni di cui al comma 1, nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali dichiarati siano certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico, l'amministrazione precedente entro quindici giorni richiede direttamente la necessaria documentazione al soggetto competente. In questo caso, per accelerare il procedimento, 1'interessato può trasmettere, anche attraverso strumenti informatici o telematici, una copia fotostatica, ancorché non autenticata, dei certificati di cui sia già in possesso.

 

4. Restano esclusi dall'applicazione dei commi 1 e 2 i certificati di cui all'articolo 10.

 

Art. 3

Presentazione delle dichiarazioni sostitutive

1. Le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 dell'articolo 2 possono essere presentate anche contestualmente all'istanza e sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto.

 

2. Il responsabile del procedimento, identificato ai sensi dell'articolo 5 della legge 7 agosto 1990, n. 241, è comunque competente a ricevere la documentazione.

 

3. Oltre a quanto previsto nell'articolo 3, comma 4, della legge 15 maggio 1997, n. 127, costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione della dichiarazione sostitutiva nei casi in cui le norme di legge o di regolamento ne consentono la presentazione in luogo della produzione di atti di notorietà.

 

4. Nei casi in cui l'interessato debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento ai sensi dell'articolo 14 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su semplice esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso 1'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

 

Art. 4

Impedimento alla sottoscrizione

1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante.

 

2. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato facendo menzione, di seguito alla medesima, della causa dell'impedimento a sottoscrivere.

 

Art. 5

Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri

1. Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 2 e 4 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, siano presentate da cittadini della Comunità europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani.

 

2.I cittadini extracomunitari residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1989, n. 223, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

 

Art. 6

Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive

1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 2 e 4 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.

 

2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni indicate al comma 1, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo può contenere anche l'informativa di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.

 

3. Le singole amministrazioni inseriscono nei moduli delle istanze a esse rivolte la formula per le relative dichiarazioni sostitutive se ammesse ai sensi della legge 4 gennaio 1968, n. 15, e successive modificazioni e integrazioni, e del presente regolamento.

 

CAPO II

Acquisizione diretta di documenti da parte delle pubbliche amministrazioni ed esibizione di documenti di riconoscimento da parte degli interessati

 

Art. 7

Acquisizione diretta dei documenti ed esibizione di documenti di riconoscimento

1. Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare gli strumenti di cui agli articoli 1 e 2, i certificati relativi a stati, fatti o qualità personali risultanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente, anche con la procedura di cui al comma 2, su semplice indicazione da parte dell'interessato della specifica amministrazione che conserva l'albo o il registro.

 

2. In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l'amministrazione competente per la loro certificazione, il certificato può essere sostituito da qualsiasi documento idoneo ad assicurare la certezza della sua fonte di provenienza.

 

3.I documenti trasmessi a una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertare la fonte di provenienza del documento, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale attraverso il sistema postale.

 

4. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, fatti e qualità personali attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso 1' acquisizione della copia fotostatica del documento stesso, ancorché non autenticata, secondo le modalità previste dall'articolo 3, comma 11, della legge 15 maggio 1997, n. 127, come modificato dalla legge 16 giugno 1998,n. 191.

 

5. I1 rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità costituisce violazione dei doveri d'ufficio.

 

6. Ai fini del presente regolamento per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione comprendono quelle indicate all'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e al Dpr 10 novembre 1997, n. 513.

 

Art. 8

Riservatezza dei dati contenuti nei documenti acquisiti dalla pubblica amministrazione

1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati di cui all'articolo 22 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.

 

2. È fatto divieto ai direttori sanitari tenuti alla dichiarazione di cui al comma 2 dell'articolo 70 del Rdl 9 luglio 1939, n. 1238, come sostituito dall'articolo 2 della legge 15 maggio 1997, n. 127, di accompagnare la stessa con il certificato di assistenza al parto previsto dall'articolo 18, comma 2, del Rdl 15 ottobre 1936, n. 2128, ed è fatto divieto agli ufficiali di stato civile di richiedere detto certificato, che è sostituito, ai fini della formazione dell'atto di nascita, da una semplice attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi identificativi diretti delle persone interessate ai competenti enti ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di statistica sentito il ministero della sanità determina nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati statistici di base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei principi contenuti nella legge 31 dicembre 1996, n. 675.

 

Art. 9

Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile

1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti da amministrazioni pubbliche o da altre autorità dello Stato, vengono acquisiti d'ufficio.

 

2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le amministrazioni possono comunque provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti qualora lo ritengano necessario per particolari motivi inerenti alle proprie finalità istituzionali.

 

CAPO III

Attestazioni di soggetti privati e certificati non sostituibili

con altri strumenti di certezza

 

Art. 10

Certificati non sostituibili

1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità Ce, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.

 

2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per intero anno scolastico.

 

CAPO IV

Disposizioni finali

 

Art. 11

Controlli sul contenuto delle dichiarazioni sostitutive

1. Le amministrazioni procedenti, sono tenute a procedere ad idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive.

 

2. Quando i controlli di cui comma 1 riguardano dichiarazioni sostitutive di certificazione, l'amministrazione procedente richiede direttamente all'amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione conferma scritta anche attraverso l'uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da essa custoditi. In tal caso non è necessaria la successiva acquisizione del certificato.

 

3. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, qualora dal controllo di cui al comma 1 emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.

 

Art. 12

Certificati di abilitazione

1. Quando è utilizzata ad indicare i titoli di abilitazione previsti dalla normativa vigente, la parola "certificato" viene sempre sostituita, qualora si riferisca ad atti rilasciati al termine di corsi di formazione o ad atti di assenso all'esercizio di determinate attività, rispettivamente con le parole "diploma" o "patentino".

 

Art. 13

Abrogazione di norme

1. In riferimento alle disposizioni dell'articolo 1 del presente regolamento, sono abrogati l'articolo 27 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, l'articolo 77, ultimo comma del Dpr 14 febbraio 1964, n. 237, come modificato dall'articolo 22 della legge 24 dicembre 1986, n.958 e il primo comma dell'articolo 24 della legge 13 aprile 1977, n. 114.

 

2. In riferimento alle disposizioni degli articoli 1 e 2 del presente regolamento, è abrogato l'articolo 3 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

 

3. In riferimento all'articolo 4 è abrogato l'articolo 20 bis della legge 4 gennaio1968, n. 15.

 

4. In riferimento alla disposizione dell'articolo 6, comma 2, del presente regolamento è abrogato il penultimo comma dell'articolo 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

 

5. E' abrogato il Dpr 25 gennaio 1994, n. 130.

Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sarà inserito nella raccolta ufficiale degli atti normativa della Repubblica Italiana. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.

Dato a Roma, addì 20 ottobre 1998

SCALFARO

PRODI, Presidente del Consiglio dei Ministri       

BASSANINI, Ministro per la Funzione Pubblica  

e gli Affari Regionali                       

Visto, il Guardasigilli: DILIBERTO

 

 

 

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